Minggu, 03 Maret 2013

STRUKTUR PENGENDALIAN INTERN


Kuesioner pengendalian intern baku merupakan cara yang banyak dipakai oleh auditor dalam mendokumentasikan informasi pengendalian intern kliennya. Kuesioner pengendalian intern baku ini disusun untuk dapat diterapkan dalam berbagai macam perusahaan dan biasanya dibuat untuk tiap-tiap siklus kegiatan perusahaan yang diperiksa, misalnya siklus pendapatan, siklus pembelian, siklus penggajian dan pengupahan, siklus biaya, dan siklus kas. Pertanyaan-pertanyaan yang ada di dalamnya disusun sedemikian rupa sehingga jawaban yang diharapkan hanya terdiri “ya”, “tidak” dan “tidak dapat diterapkan”. Jika jawaban-jawaban yang diperoleh sebagian besar “ya” berarti pengendalian intern klien baik, sedangkan jika jawabannya sebagian besar “tidak” berarti pengendalian intern klien lemah.

Kebaikan penggunaan kuesioner pengendalian intern baku ini adalah dapat memberikan pedoman bagi auditor dalam mengajukan pertanyaan mengenai informasi pengendalian intern yang berlaku dalam berbagai jenis perusahaan. Di lain pihak kelemahan penggunaan kuesioner pengendalian intern baku ini adalah:
  1. Seringkali kuesioner pengendalian intern baku yang hanya merupakan cara untuk mengumpulkan data, dianggap sebagai hasil akhir, sehingga penanya seringkali tidak memahami kenyataan yang ada di balik jawaban ya dan tidak yang tercantum di dalamnya.

Informasi tentang pengendalian intern dapat dikumpulkan dengan cara membuat uraian tertulis mengenai arus transaksi, catatan-catatan yang diselenggarakan, dan pembagian tanggung jawab yang ada dalam perusahaan.

Cara lain untuk mengumpulkan informasi tentang pengendalian intern adalah dengan membuat bagan alir sistem (system flowchart). Dengan cara ini suatu sistem digambarkan dengan menggunakan simbol-simbol tertentu. Penggunaan cara ini memungkinkan auditor melakukan penilaian secara cepat mengenai efektif atau tidaknya pengendalian intern dan menghindari review secara rinci terhadap uraian tertulis dan jawaban yang terdapat dalam kuesioner pengendalian intern baku.

Unit Organisasi Pemakai

  1. Mengisi bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang (BPPBG) 3 lembar.
  1. Meminta otorisasi dari Kepala Bagian yang bersangkutan
  1. Menyerahkan 3 lembar BPPBG tersebut ke Bagian Gudang.
  1. Menerima barang dari Bagian Gudang disertai dengan BPPBG lembar ke 2.
  1. Mengarsipkan BPPBG lembar ke 3 menurut nomor urutnya.

Bagian Gudang

  1. Menerima 3 lembar BPPBG dari unit organisasi pemakai.
  1. Mengambil barang dengan jenis dan jumlah seperti yang tercantum di dalam BPPBG.
  1. Mengisikan kuantitas barang yang diserahkan pada BPPBG (3 lembar).
  1. Mencatat BPPBG di dalam kartu gudang.
  1. Mendistribusikan BPPBG sebagai berikut:

Lembar ke 1: Bagian Akuntansi

Lembar ke 2: Unit organisasi pemakai bersamaan dengan penyerahan barang

Lembar ke 3: arsip Bagian Gudang menurut tanggal.

Bagian Akuntansi

  1. Menerima BPPBG lembar ke 1 dari Bagian Gudang.
  1. Mengisi harga pokok satuan barang pada BPPBG berdasar kartu sediaan.
  1. Menghitung dan mengisi harga pokok total (kuantitas yang dipakai x harga pokok satuan pada BPPBG.
  1. Mencatat BPPBG di dalam kartu sediaan.
  1. Mencatat BPPBG di dalam kartu biaya.
  1. Mengarsipkan BPPBG menurut nomor urutnya.

SIMBOL UNTUK PEMBUATAN BAGAN ALIR (FLOWCHART)

Flow chart ‘diagram alir’ telah dikenal luas dan umum digunakan untuk menggambarkan alur proses atau langkah-langkah secara berurutan. Banyak digunakan antara lain untuk menggambarkan proses bisnis, langkah-langkah penyelesaian masalah, atau Standard Operational Procedure (SOP). Namun, kadang sering terjadi kesalahan dalam membuat flow chart. Yang paling parah yaitu salah menggunakan simbol. Bukankah maksud dari membuat diagram atau model itu merepresentasikan sesuatau dalam bentuk yang dapat dipahami secara seragam?

Pada tulisan ini saya akan menampilkan beberapa simbol yang ada dalam flowchart, arti, dan penggunaannya. Sehingga kita dapat membuat flow chart dengan baik.
Let’s start the flow!

Terminal
https://insidemain.files.wordpress.com/2012/03/terminal.png?w=99&h=63Menunjukkan awal atau akhir dari aliran proses. Biasanya, diberi kata-kata ‘Start’, ‘End’, ‘Mulai’, atau  ’Selesai’.

Process, Manual Operation, dan Manual Input
Untuk menunjukkan sebuah proses atau operasi digunakan persegi panjang. Teks dalam simbol proses ini harus menggunakan kata kerja seperti ‘mengambil data’, ‘memeriksa isian formulir’, atau yang lainnya dalam deskripsi yang singkat dan jelas.

https://insidemain.files.wordpress.com/2012/03/proses.png?w=584Lambang proses ini sebenarnya melambangkan proses yang dilakukan oleh komputer. Karena flow chart memang awalnya digunakan untuk menggambarkan proses pada program komputer atau algoritma. Tapi kadang orang mengartikannya secara umum sebagai proses, yang dilakukan oleh komputer atau tidak. Jika menggunakannya untuk menggambarkan prosedur yang tidak penting untuk melihat itu dilakukan komputer atau tidak maka tidak masalah menggunakan simbol proses secara umum. Tapi, pada kasus dimana Anda akan menggambarkan prosedur yang terdiri dari operasi komputer dan manual  serta penting untuk membedakannya maka sebaiknya menggunakan simbol yang berbeda pula.

https://insidemain.files.wordpress.com/2012/03/proses-manual.png?w=584Untuk proses atau operasi yang dilakukan secara manual (tidak melibatkan komputer), dalam flow chart digambarkan dengan trapesium. Anda dapat menggunakannya untuk menggambarkan proses seperti mengisi formulir atau memeriksa dokumen.

https://insidemain.files.wordpress.com/2012/03/manual-input.png?w=584Lantas, bagaimana menggambarkan proses yang melibatkan manusia dan komputer seperti memasukkan data ke dalam komputer? Untuk proses memasukkan input ke dalam sistem seperti ini dalam flow chart disebut manual input. Manual input dilambangkan menggunakan segi empat yang bagian atasnya miring dan bagian kanan lebih tinggi dari bagian kiri.

Data
https://insidemain.files.wordpress.com/2012/03/data.png?w=584Data dapat menjadi input suatu proses atau merupakan outputnya. Dalam flow chart data dimodelkan dengan simbol jajaran genjang atau juga sering disebut bentuk input-output, I/O. 

Decision
https://insidemain.files.wordpress.com/2012/03/decision.png?w=584Decison digunakan untuk melambangkan pengambilan keputusan bagaimana alur dalam flow chart berjalan selanjutnya berdasarkan kriteria atau pertanyaan tertentu. Decision dilambangkan dengan bentuk belah ketupat dan teks dalam simbol ini biasa menggunakan bentuk pertanyaan.

Pertanyaan yang digunakan biasanya pertanyaan dengan jawaban ya atau tidak. Tapi, dapat juga yang menghasilkan 3 jawaban atau lebih. Garis yang menunjukkan arah keputusan harus diberi label dengan hasil keputusan atau jawaban pertanyaannya.

Stored Data
https://insidemain.files.wordpress.com/2012/03/stored-data.png?w=584Ini menggambarkan informasi yang disimpan dalam media penyimpanan data secara umum, seperti : hard drive, memory card, flash disk, atau media lain. Digunakan simbol segi empat dengan sisi tegaknya melengkung ke kiri.

Database
https://insidemain.files.wordpress.com/2012/03/database.png?w=584Silinder merupakan simbol yang digunakan untuk basis data. Sebenarnya juga digunakan untuk melambangkan data yang disimpan dalam hard drive. Namun, kadang perlu membedakan data-data yang diakses dari database secara online dalam jaringan atau hanya dari komputer. Jadi, Anda dapat menggunakan simbol silinder untuk data di database dan untuk data dalam komputer dapat menggunakan stored data.

Predefined Process
https://insidemain.files.wordpress.com/2012/03/predefined-process.png?w=584Predefined process yaitu proses yang telah kita jelaskan lebih rinci dalam flow chart tersendiri. Ini memungkinkan kita untuk menampilkan flow chart sesuai dengan tingkat detail yang kita inginkan. Misalkan, untuk tingkat manajer pada organisasi kadang hanya perlu gambaran prosedur secara umum, tidak dalam detail teknis. Ini dilambangkan dengan segi empat dengan garis ganda pada sisi tegaknya.

Connector dan Off-page Reference
https://insidemain.files.wordpress.com/2012/03/connector.png?w=584Connector dilambangkan dengan lingkaran kecil. Digunakan menghubungkan elemen dalam flow chart sebagai pengganti garis untuk menyederhanakan bentuk saat elemen yang akan dihubungkan jaraknya berjauhan dan ruwet jika dihubungkan dengan garis.

https://insidemain.files.wordpress.com/2012/03/off-page-reference.png?w=584Connector digunakan untuk menghubungkan gambar dalam satu halaman. Jika gambar yang akan dihubungkan berada pada halaman yang berbeda maka menggunakan off-page reference yang dilambangkan dengan segi lima. Teks/label untuk connector dapat menggunakan huruf dan off-page reference menggunakan angka.

SUMBER INFORMASI UNTUK MEMPEROLEH GAMBARAN PENGENDALIAN INTERN YANG BERLAKU

Sumber informasi yang digunakan oleh auditor dalam melakukan studi terhadap pengendalian intern kliennya adalah:

  1. Bagan organisasi dan deskripsi jabatan.
  1. Buku pedomen akun (account manual).
  1. Buku pedoman sistem akuntansi.
  1. Permintaan keterangan kepada karyawan inti.
  1. Permintaan keterangan kepada karyawan pelaksana.
  1. Laporan, kertas kerja, dan program audit auditor intern (internal auditor).
  1. Pemeriksaan terhadap catatan akuntansi, dokumen, peralatan mekanis, dan media lain yang digunakan untuk mencatat transaksi, mengolah data keuangan dan data operasi.
  1. Kunjungan ke seluruh kantor dan pabrik.
  1. Laporan mengenai rekomendasi perbaikan pengendalian intern dan laporan auditor tahun sebelumnya yang telah diterbitkan.

HASIL PEMAHAMAN TERHADAP PENGENDALIAN INTERN

Setelah auditor mempelajari pengendalian intern yang berlaku, auditor harus mengujinya untuk menentukan sampai seberapa jauh pengendalian tersebut dapat dipercaya. Atas dasar hasil pemahaman ini, auditor melakukan perubahan-perubahan pada program auditnya yaitu dengan cara memperluas prosedur audit pada objek-objek audit yang pengendalian internnya lemah. Hanya setelah memperoleh pemahaman atas pengendalian intern, auditor dapat menyusun program audit yang lengkap dan cocok dengan objek yang diperiksa.

Hasil pemahaman auditor atas pengendalian intern dicantumkan dalam suatu kertas kerja, yang berisi kelemahan dan kekuatan pengendalian intern klien, pengaruh kelemahan dan kekuatan pengendalian intern tersebut tehadap luas prosedur audit yang akan dilaksanakan dan rekomendasi yang ditujukan kepada klien untuk memperbaiki bagian-bagian yang lemah dalam pengendalian intern.

AUDIT INTERN (INTERNAL AUDITING)

SA Seksi 322 Pertimbangan Auditor atas Fungsi Audit Intern dalam Audit atas Laporan Keuangan memberikan panduan bagi auditor indepeden dalam mempertimbangkan pekerjaan auditor intern dan dalam menggunakan pekerjaan auditor intern untuk membantu perlaksanaan audit atas laporan keuangan klien.

Fungsi audit intern hanya terdapat dalam perusahaan yang hanya relatif besar. Dalam perusahaan ini, pimpinan perusahaan membentuk banyak departemen, bagian, seksi atau satuan organisasi yang lain dan mendelegasikan sebagian wewenangnya kepada kepala-kepala unit organisasi tersebut. Pendelegasian wewenang kepada sejumlah unit organisasi inilah yang mendorong perlunya dibentuk fungsi audit intern. Tugas fungsi audit intern adalah menyelidiki dan menilai pengendalian intern dan efisien pelaksanaan fungsi berbagai unit organisasi. Dengan demikian fungsi audit intern merupakan bentuk pengendalian yang fungsinya adalah untuk mengukur dan menilai efektivitas unsur-unsur pengendalian intern yang lain.

Fungsi audit intern merupakan kegiatan penilaian yang bebas, yang terdapat dalam organisasi, yang dilakukan dengan cara memeriksa akuntansi, keuangan, dan kegiatan lain, untuk memberikan jasa bagi manajemen dalam melaksanakan tanggung jawab mereka. Dengan cara menyajikan analisis, penilaian, rekomendasi dan komentar-komentar penting terhadap kegiatan manajemen, auditor intern menyadiakan jasa tersebut. Audit intern berhubungan dengan semua tahap kegiatan perusahaan, sehingga tidak hanya terbatas pada audit atas catatan-catatan akuntansi. Untuk mencapai tujuan tersebut, auditor intern melaksanakan kegiatan-kegiatan berikut ini:

1. Pemeriksaan dan penilaian terhadap efektivitas pengendalian intern dan mendorong penggunaan pengendalian intern yang efektif dengan biaya yang minimum.

2. Menentukan sampai seberapa jauh pelaksanaan kebijakan manajemen puncak dipatuhi.

3. Menentukan sampai seberapa jauh kekayaan perusahaan dipertanggungjawabkan dan dilindungi dari segala macam kerugian.

4. Memberikan rekomendasi perbaikan kagiatan-kegiatan perusahaan.

 

 





Tidak ada komentar:

Poskan Komentar