Kuesioner pengendalian intern baku merupakan cara yang banyak dipakai
oleh auditor dalam mendokumentasikan informasi pengendalian intern kliennya.
Kuesioner pengendalian intern baku ini disusun untuk dapat diterapkan dalam
berbagai macam perusahaan dan biasanya dibuat untuk tiap-tiap siklus kegiatan
perusahaan yang diperiksa, misalnya siklus pendapatan, siklus pembelian, siklus
penggajian dan pengupahan, siklus biaya, dan siklus kas. Pertanyaan-pertanyaan
yang ada di dalamnya disusun sedemikian rupa sehingga jawaban yang diharapkan
hanya terdiri “ya”, “tidak” dan “tidak dapat diterapkan”. Jika jawaban-jawaban
yang diperoleh sebagian besar “ya” berarti pengendalian intern klien baik,
sedangkan jika jawabannya sebagian besar “tidak” berarti pengendalian intern
klien lemah.
Kebaikan penggunaan kuesioner pengendalian intern baku
ini adalah dapat memberikan pedoman bagi auditor dalam mengajukan pertanyaan
mengenai informasi pengendalian intern yang berlaku dalam berbagai jenis
perusahaan. Di lain pihak kelemahan penggunaan kuesioner pengendalian intern
baku ini adalah:
-
Seringkali
kuesioner pengendalian intern baku yang hanya merupakan cara untuk
mengumpulkan data, dianggap sebagai hasil akhir, sehingga penanya
seringkali tidak memahami kenyataan yang ada di balik jawaban ya dan tidak
yang tercantum di dalamnya.
Informasi tentang pengendalian intern dapat
dikumpulkan dengan cara membuat uraian tertulis mengenai arus transaksi,
catatan-catatan yang diselenggarakan, dan pembagian tanggung jawab yang ada
dalam perusahaan.
Cara lain untuk mengumpulkan informasi tentang
pengendalian intern adalah dengan membuat bagan alir sistem (system
flowchart). Dengan cara ini suatu sistem digambarkan dengan menggunakan
simbol-simbol tertentu. Penggunaan cara ini memungkinkan auditor melakukan
penilaian secara cepat mengenai efektif atau tidaknya pengendalian intern dan
menghindari review secara rinci terhadap uraian tertulis dan jawaban yang
terdapat dalam kuesioner pengendalian intern baku.
Unit Organisasi Pemakai
-
Mengisi
bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang (BPPBG) 3 lembar.
-
Meminta
otorisasi dari Kepala Bagian yang bersangkutan
-
Menyerahkan
3 lembar BPPBG tersebut ke Bagian Gudang.
-
Menerima
barang dari Bagian Gudang disertai dengan BPPBG lembar ke 2.
-
Mengarsipkan
BPPBG lembar ke 3 menurut nomor urutnya.
Bagian Gudang
-
Menerima
3 lembar BPPBG dari unit organisasi pemakai.
-
Mengambil
barang dengan jenis dan jumlah seperti yang tercantum di dalam BPPBG.
-
Mengisikan
kuantitas barang yang diserahkan pada BPPBG (3 lembar).
-
Mencatat
BPPBG di dalam kartu gudang.
-
Mendistribusikan
BPPBG sebagai berikut:
Lembar ke 1: Bagian Akuntansi
Lembar ke 2: Unit organisasi pemakai
bersamaan dengan penyerahan barang
Lembar ke 3: arsip Bagian Gudang
menurut tanggal.
Bagian Akuntansi
-
Menerima
BPPBG lembar ke 1 dari Bagian Gudang.
-
Mengisi
harga pokok satuan barang pada BPPBG berdasar kartu sediaan.
-
Menghitung
dan mengisi harga pokok total (kuantitas yang dipakai x harga pokok satuan
pada BPPBG.
-
Mencatat
BPPBG di dalam kartu sediaan.
-
Mencatat
BPPBG di dalam kartu biaya.
-
Mengarsipkan
BPPBG menurut nomor urutnya.
SIMBOL UNTUK PEMBUATAN BAGAN ALIR (FLOWCHART)
Flow chart ‘diagram alir’ telah
dikenal luas dan umum digunakan untuk menggambarkan alur proses atau
langkah-langkah secara berurutan. Banyak digunakan antara lain untuk
menggambarkan proses bisnis, langkah-langkah penyelesaian masalah, atau
Standard Operational Procedure (SOP). Namun, kadang sering terjadi kesalahan dalam
membuat flow chart. Yang paling parah yaitu salah menggunakan simbol. Bukankah
maksud dari membuat diagram atau model itu merepresentasikan sesuatau dalam
bentuk yang dapat dipahami secara seragam?
Pada tulisan ini saya akan
menampilkan beberapa simbol yang ada dalam flowchart, arti, dan penggunaannya.
Sehingga kita dapat membuat flow chart dengan baik.
Let’s start the flow!
Let’s start the flow!
Terminal
Menunjukkan awal atau akhir dari aliran proses. Biasanya, diberi kata-kata ‘Start’, ‘End’, ‘Mulai’, atau ’Selesai’.
Menunjukkan awal atau akhir dari aliran proses. Biasanya, diberi kata-kata ‘Start’, ‘End’, ‘Mulai’, atau ’Selesai’.
Process,
Manual Operation, dan Manual Input
Untuk menunjukkan sebuah proses atau operasi digunakan persegi panjang. Teks dalam simbol proses ini harus menggunakan kata kerja seperti ‘mengambil data’, ‘memeriksa isian formulir’, atau yang lainnya dalam deskripsi yang singkat dan jelas.
Untuk menunjukkan sebuah proses atau operasi digunakan persegi panjang. Teks dalam simbol proses ini harus menggunakan kata kerja seperti ‘mengambil data’, ‘memeriksa isian formulir’, atau yang lainnya dalam deskripsi yang singkat dan jelas.
Lambang
proses ini sebenarnya melambangkan proses yang dilakukan oleh komputer.
Karena flow chart memang awalnya digunakan untuk menggambarkan proses pada
program komputer atau algoritma. Tapi kadang orang mengartikannya secara umum
sebagai proses, yang dilakukan oleh komputer atau tidak. Jika menggunakannya
untuk menggambarkan prosedur yang tidak penting untuk melihat itu dilakukan
komputer atau tidak maka tidak masalah menggunakan simbol proses secara umum.
Tapi, pada kasus dimana Anda akan menggambarkan prosedur yang terdiri dari
operasi komputer dan manual serta penting untuk membedakannya maka
sebaiknya menggunakan simbol yang berbeda pula.
Untuk proses atau operasi yang
dilakukan secara manual (tidak melibatkan komputer), dalam flow chart
digambarkan dengan trapesium. Anda dapat menggunakannya untuk menggambarkan
proses seperti mengisi formulir atau memeriksa dokumen.
Lantas, bagaimana menggambarkan
proses yang melibatkan manusia dan komputer seperti memasukkan data ke dalam
komputer? Untuk proses memasukkan input ke dalam sistem seperti ini dalam
flow chart disebut manual input. Manual input dilambangkan menggunakan segi
empat yang bagian atasnya miring dan bagian kanan lebih tinggi dari bagian
kiri.
Data
Data dapat menjadi input suatu proses atau merupakan outputnya. Dalam flow chart data dimodelkan dengan simbol jajaran genjang atau juga sering disebut bentuk input-output, I/O.
Data dapat menjadi input suatu proses atau merupakan outputnya. Dalam flow chart data dimodelkan dengan simbol jajaran genjang atau juga sering disebut bentuk input-output, I/O.
Decision
Decison digunakan untuk melambangkan pengambilan keputusan bagaimana alur dalam flow chart berjalan selanjutnya berdasarkan kriteria atau pertanyaan tertentu. Decision dilambangkan dengan bentuk belah ketupat dan teks dalam simbol ini biasa menggunakan bentuk pertanyaan.
Decison digunakan untuk melambangkan pengambilan keputusan bagaimana alur dalam flow chart berjalan selanjutnya berdasarkan kriteria atau pertanyaan tertentu. Decision dilambangkan dengan bentuk belah ketupat dan teks dalam simbol ini biasa menggunakan bentuk pertanyaan.
Pertanyaan yang digunakan
biasanya pertanyaan dengan jawaban ya atau tidak. Tapi, dapat juga yang
menghasilkan 3 jawaban atau lebih. Garis yang menunjukkan arah keputusan harus
diberi label dengan hasil keputusan atau jawaban pertanyaannya.
Stored Data
Ini menggambarkan informasi yang disimpan dalam media penyimpanan data secara umum, seperti : hard drive, memory card, flash disk, atau media lain. Digunakan simbol segi empat dengan sisi tegaknya melengkung ke kiri.
Ini menggambarkan informasi yang disimpan dalam media penyimpanan data secara umum, seperti : hard drive, memory card, flash disk, atau media lain. Digunakan simbol segi empat dengan sisi tegaknya melengkung ke kiri.
Database
Silinder merupakan simbol yang digunakan untuk basis data. Sebenarnya juga digunakan untuk melambangkan data yang disimpan dalam hard drive. Namun, kadang perlu membedakan data-data yang diakses dari database secara online dalam jaringan atau hanya dari komputer. Jadi, Anda dapat menggunakan simbol silinder untuk data di database dan untuk data dalam komputer dapat menggunakan stored data.
Silinder merupakan simbol yang digunakan untuk basis data. Sebenarnya juga digunakan untuk melambangkan data yang disimpan dalam hard drive. Namun, kadang perlu membedakan data-data yang diakses dari database secara online dalam jaringan atau hanya dari komputer. Jadi, Anda dapat menggunakan simbol silinder untuk data di database dan untuk data dalam komputer dapat menggunakan stored data.
Predefined Process
Predefined process yaitu proses yang telah kita jelaskan lebih rinci dalam flow chart tersendiri. Ini memungkinkan kita untuk menampilkan flow chart sesuai dengan tingkat detail yang kita inginkan. Misalkan, untuk tingkat manajer pada organisasi kadang hanya perlu gambaran prosedur secara umum, tidak dalam detail teknis. Ini dilambangkan dengan segi empat dengan garis ganda pada sisi tegaknya.
Predefined process yaitu proses yang telah kita jelaskan lebih rinci dalam flow chart tersendiri. Ini memungkinkan kita untuk menampilkan flow chart sesuai dengan tingkat detail yang kita inginkan. Misalkan, untuk tingkat manajer pada organisasi kadang hanya perlu gambaran prosedur secara umum, tidak dalam detail teknis. Ini dilambangkan dengan segi empat dengan garis ganda pada sisi tegaknya.
Connector dan Off-page
Reference
Connector dilambangkan dengan lingkaran kecil. Digunakan menghubungkan elemen dalam flow chart sebagai pengganti garis untuk menyederhanakan bentuk saat elemen yang akan dihubungkan jaraknya berjauhan dan ruwet jika dihubungkan dengan garis.
Connector dilambangkan dengan lingkaran kecil. Digunakan menghubungkan elemen dalam flow chart sebagai pengganti garis untuk menyederhanakan bentuk saat elemen yang akan dihubungkan jaraknya berjauhan dan ruwet jika dihubungkan dengan garis.
Connector digunakan untuk menghubungkan
gambar dalam satu halaman. Jika gambar yang akan dihubungkan berada pada
halaman yang berbeda maka menggunakan off-page reference yang dilambangkan
dengan segi lima. Teks/label untuk connector dapat menggunakan huruf dan
off-page reference menggunakan angka.
SUMBER INFORMASI UNTUK MEMPEROLEH GAMBARAN
PENGENDALIAN INTERN YANG BERLAKU
Sumber informasi yang digunakan oleh auditor dalam
melakukan studi terhadap pengendalian intern kliennya adalah:
-
Bagan
organisasi dan deskripsi jabatan.
-
Buku
pedomen akun (account manual).
-
Buku
pedoman sistem akuntansi.
-
Permintaan
keterangan kepada karyawan inti.
-
Permintaan
keterangan kepada karyawan pelaksana.
-
Laporan,
kertas kerja, dan program audit auditor intern (internal auditor).
-
Pemeriksaan
terhadap catatan akuntansi, dokumen, peralatan mekanis, dan media lain
yang digunakan untuk mencatat transaksi, mengolah data keuangan dan data
operasi.
-
Kunjungan
ke seluruh kantor dan pabrik.
-
Laporan
mengenai rekomendasi perbaikan pengendalian intern dan laporan auditor tahun
sebelumnya yang telah diterbitkan.
HASIL PEMAHAMAN TERHADAP PENGENDALIAN INTERN
Setelah auditor mempelajari pengendalian intern yang
berlaku, auditor harus mengujinya untuk menentukan sampai seberapa jauh
pengendalian tersebut dapat dipercaya. Atas dasar hasil pemahaman ini, auditor
melakukan perubahan-perubahan pada program auditnya yaitu dengan cara
memperluas prosedur audit pada objek-objek audit yang pengendalian internnya
lemah. Hanya setelah memperoleh pemahaman atas pengendalian intern, auditor
dapat menyusun program audit yang lengkap dan cocok dengan objek yang
diperiksa.
Hasil pemahaman auditor atas pengendalian intern
dicantumkan dalam suatu kertas kerja, yang berisi kelemahan dan kekuatan
pengendalian intern klien, pengaruh kelemahan dan kekuatan pengendalian intern
tersebut tehadap luas prosedur audit yang akan dilaksanakan dan rekomendasi
yang ditujukan kepada klien untuk memperbaiki bagian-bagian yang lemah dalam
pengendalian intern.
AUDIT INTERN (INTERNAL AUDITING)
SA Seksi 322 Pertimbangan Auditor atas Fungsi Audit
Intern dalam Audit atas Laporan Keuangan memberikan panduan bagi auditor
indepeden dalam mempertimbangkan pekerjaan auditor intern dan dalam menggunakan
pekerjaan auditor intern untuk membantu perlaksanaan audit atas laporan keuangan
klien.
Fungsi audit intern hanya terdapat dalam perusahaan
yang hanya relatif besar. Dalam perusahaan ini, pimpinan perusahaan membentuk
banyak departemen, bagian, seksi atau satuan organisasi yang lain dan
mendelegasikan sebagian wewenangnya kepada kepala-kepala unit organisasi
tersebut. Pendelegasian wewenang kepada sejumlah unit organisasi inilah yang
mendorong perlunya dibentuk fungsi audit intern. Tugas fungsi audit intern
adalah menyelidiki dan menilai pengendalian intern dan efisien pelaksanaan
fungsi berbagai unit organisasi. Dengan demikian fungsi audit intern merupakan
bentuk pengendalian yang fungsinya adalah untuk mengukur dan menilai
efektivitas unsur-unsur pengendalian intern yang lain.
Fungsi audit intern merupakan kegiatan penilaian yang
bebas, yang terdapat dalam organisasi, yang dilakukan dengan cara memeriksa
akuntansi, keuangan, dan kegiatan lain, untuk memberikan jasa bagi manajemen
dalam melaksanakan tanggung jawab mereka. Dengan cara menyajikan analisis,
penilaian, rekomendasi dan komentar-komentar penting terhadap kegiatan
manajemen, auditor intern menyadiakan jasa tersebut. Audit intern berhubungan
dengan semua tahap kegiatan perusahaan, sehingga tidak hanya terbatas pada
audit atas catatan-catatan akuntansi. Untuk mencapai tujuan tersebut, auditor
intern melaksanakan kegiatan-kegiatan berikut ini:
1. Pemeriksaan dan penilaian terhadap efektivitas pengendalian intern dan
mendorong penggunaan pengendalian intern yang efektif dengan biaya yang
minimum.
2. Menentukan sampai seberapa jauh pelaksanaan kebijakan manajemen puncak
dipatuhi.
3. Menentukan sampai seberapa jauh kekayaan perusahaan dipertanggungjawabkan
dan dilindungi dari segala macam kerugian.
4. Memberikan rekomendasi perbaikan kagiatan-kegiatan perusahaan.